From the Frontlines: The Latest in Legal Project Management | LawVision

In Midtown Manhattan stiegen die Temperaturen auf frühlingshafte 50 Grad, als am 8. Februar 2023 fast 400 Personen das diesjährige Practicing Law Institute (PLI) zum Thema Projektmanagement für Anwälte besuchten. Zum zweiten Mal die Inhouse-Juristen von Corporate Rechtsabteilungen übertrafen die Teilnehmer der Privatpraxis. Es waren über 600 Personen registriert, und PLI-Aufzeichnungen zeigen normalerweise, dass mehr als doppelt so viele registrierte Personen später die On-Demand-Sitzung ansehen werden. Angesichts all der Veränderungen in der Rechtsbranche signalisierte das ungewöhnlich warme Wetter vielleicht einen Neuanfang, ein Umdenken oder zumindest eine Chance, Projektmanagement-Initiativen weltweit wiederzubeleben. Die Teilnehmer gingen mit viel Stoff zum Nachdenken.

Ich hatte die Ehre, die Veranstaltung erneut mit zu leiten. In diesem Jahr wurde ich von Co-Vorsitzendem John Burke, Global Head of External Counsel Management der UBS AG, unterstützt. Er lieferte eine hervorragende Präsentation über das UBS Smart Sourcing Framework. Ein wesentlicher Aspekt des Rahmenwerks ist, dass bedeutenden Angelegenheiten ein juristischer Projektleiter aus ihren Panel-Kanzleien zugewiesen wird. Für dieses innovative Servicemodell wurde die UBS AG mit dem ACC Value Champion Award 2021 ausgezeichnet.

In meinen 13 Jahren als Co-Vorsitzender dieser Veranstaltung hat das kommende Jahr zu keiner anderen Zeit versprochen, so herausfordernd und aufregend zu werden. Im Vorfeld des Programms bereite ich mich in der Regel vor, indem ich die Veränderungen auf dem Rechtsmarkt und die Entwicklung des Legal Project Management (LPM) untersuche. Im weiteren Verlauf der Veranstaltung habe ich Gelegenheit, meine Eindrücke weiter zu vergleichen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Trends aufgeführt, die LPM heute beeinflussen.

LPM ist nicht nur hier, um zu bleiben – es kann auch in Rechnung gestellt werden!

LPM ist eine relativ neue Entwicklung in den meisten juristischen Organisationen. Nach etwa 15 Jahren gewinnt es in den USA endlich an Bedeutung. Es sind nicht nur die großen Firmen, die zur Party gekommen sind. Auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen gesellen sich dazu. Aber denken Sie zum Beispiel an Großbritannien mit seinen großen globalen Kanzleien, von denen viele über 3.000 Anwälte haben. Dort ist LPM seit vielen Jahren eine gut etablierte, gut akzeptierte Funktion, in die Unternehmen stark investieren und die bei Anwälten eine enorme Glaubwürdigkeit und Zustimmung genießt. Aber es wird nicht nur von Anwälten akzeptiert, auch Mandanten begrüßen den Ansatz. Tatsächlich ist LPM für Kunden oft kostenpflichtig, genau wie die Zeit eines Anwalts oder Rechtsanwaltsfachangestellten.

Als Aaran Scott von Clifford Chance letztes Jahr für das PLI-Programm sprach, teilte er mit, dass seine Kanzlei über 50 engagierte juristische Projektmanager in ihrer Kanzlei mit 3.000 Anwälten hat. In diesem Jahr teilten Chris Brocklehurst von Herbert Smith Freehills (ebenfalls rund 3.000 Anwälte) und Ciaran Heaney von Baker McKenzie (über 5.000 Anwälte) die Erfahrungen ihrer Kanzleien. Sie haben jeweils zwischen 40 und 70 Rechtsprojektmanager sowie viele andere Rechtsexperten, deren Arbeit die LPMs ergänzt. Jede dieser Firmen kann die Zeit ihrer juristischen Projektmanager in Rechnung stellen, die sie für Kundenangelegenheiten aufgewendet haben, wo sie wirklich LPM-Arbeit leisten und einen Mehrwert schaffen.

In diesem Jahr teilte Co-Vorsitzender Burke seine Ansicht darüber mit, wie wertvoll Rechtsprojektmanager für die wichtigen Angelegenheiten seines Finanzinstituts sind. Sie erwarten, dass sie geschulte juristische Projektmanager haben, die sich mit wichtigen Angelegenheiten von hohem Wert, Komplexität oder Risiko befassen. Außerdem sind sie bereit, dafür zu bezahlen. Darüber hinaus berichtete er, dass eine Anwaltskanzlei, die zu ihm kommt und begründen kann, warum für eine Angelegenheit ein juristischer Projektmanager benötigt wird und wie sie einen Mehrwert schaffen, auch dafür bezahlen würde. Das ist ein Fortschritt für LPM.

Einige US-amerikanische und britische Anwaltskanzleien, die LPM berechnen, unterscheiden zwischen der Art der Arbeit, die juristische Projektmanager ausführen. Auf der einen Seite helfen juristische Projektmanager Kanzleien dabei, Abschreibungen und Abschreibungen zu reduzieren oder das Kanzleigeschäft anderweitig effizienter zu führen – wovon in erster Linie die Kanzlei profitiert. Auf der anderen Seite helfen sie dem Mandanten, seine Gebühren zu senken, seine Effizienzziele zu erreichen, das Budget zu verwalten usw. Viele erheben keine Gebühren für die früheren kanzleizentrierten Aktivitäten, von denen sie zu Recht glauben, dass sie der Kanzlei helfen und keinen besonderen Wert haben zu Kunden.

Allerdings verlangt eine wachsende Zahl von US-Kanzleien jetzt Zeit von juristischen Projektmanagern, die für den Mandanten einen Mehrwert darstellt, dh hilft, ihre Gebühren zu senken. Dies gilt insbesondere dann, wenn die von ihnen geleistete Arbeit zuvor von einer kostenintensiveren Ressource wie einem Mitarbeiter oder Partner erledigt worden wäre. Aber selbst wenn Sie Ihren juristischen Projektmanagern keine Rechnungen stellen können, haben viele Kanzleien empirisch bewiesen, dass Angelegenheiten mit LPM-Ansätzen rentabler sind als solche, die dies nicht tun.

Die Kundenanforderungen und die Raffinesse von LPM wachsen

„LPM ist ein Tischspiel“, erklärte die Co-Vorsitzenden meiner Rechtsabteilung in den letzten acht Jahren. Und das stimmte. Vielleicht hat in der Vergangenheit ein Hauch von LPM gereicht. Tischeinsätze sind schließlich nur das akzeptable Mindestniveau, um an Wettkämpfen teilnehmen zu können. Heutzutage verlangen Mandanten von Anwaltskanzleien jedoch mehr als nur Lippenbekenntnisse zu einem LPM-Angebot.

Die diesjährige PLI-Publikumsumfrage zeigt ein erhöhtes Maß an Erfahrung und Erwartungen bezüglich der Verwendung von LPM in Kundenangelegenheiten. Wir haben den Teilnehmern der Rechtsabteilung eine Reihe von Fragen zu ihren Erwartungen an die Nutzung von LPM durch externe Anwälte gestellt. Die beiden zweiten Antworten waren Teil einer Fallstudie, in der gefragt wurde, wie interne Rechtsanwälte ihre Angelegenheiten am liebsten verwalten lassen.

Je mehr Mandanten verstehen, was juristisches Projektmanagement ist und wie es dem Angelegenheitsmanagement zugute kommt, desto mehr Unternehmen erwarten von Anwaltskanzleien, dass sie den versprochenen Wert nachweisen. Dies geht über den Tischeinsatz hinaus und führt zu einer authentischen und robusten Investition in LPM-Fähigkeiten und -Rollen.

LPM ist im War for Talent und in der hybriden Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung

In diesem aktuellen Kampf um Talente ist es wichtig, Talente engagiert und produktiv zu halten. Hier sind nur einige der Möglichkeiten, wie LPM beim professionellen Engagement in einer Anwaltskanzlei helfen kann:

• LPM unterstützt organische Zusammenarbeit. Das heißt, Teams werden auf natürliche Weise besser zusammenarbeiten und zu einer stärker kohärenten Kultur und einem stärkeren Engagement von Talenten beitragen. Dies geschieht konzeptionell – Kick-off-Meetings, laufende Teamkommunikation, Scoping-Prozesse, verbesserte Kommunikation, Abgrenzung wichtiger Aufgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten und mehr.
• Junior-Teammitglieder können das Gesamtbild eines Projekts durch den Scoping-Prozess und die Dokumentation verstehen. Sie sehen den Fahrplan der bevorstehenden Arbeit und wie ihr Beitrag in den Projektstrukturplan oder das Playbook passt. Darüber hinaus erhält das gesamte Team regelmäßige Updates durch Teammeetings oder Kollaborationsportale.

Besondere Herausforderungen in hybriden Umgebungen

In einem kürzlich erschienenen Blog haben wir mindestens drei große Herausforderungen bei der hybriden Arbeit identifiziert. Sie beinhalten

• Teamwork und Zusammenhalt
• Effektive Kommunikation
• Entwicklung von Nachwuchskräften

Zusätzlich zu den oben erwähnten Engagement-Vorteilen kann LPM dazu beitragen, einige dieser Herausforderungen der hybriden Arbeit zu bewältigen. Im Folgenden finden Sie nur einige Beispiele dafür, wie die Kommunikation und Dokumentation, die durch LPM erfolgt, hilfreich sein kann.

• Mitarbeiter erleben eine bessere berufliche Entwicklung als Teil gut geführter Teams mit guter Kommunikation.
• Junior-Teammitglieder können sehen, wie ihr Beitrag in den großen Plan für die Arbeit, wie erwähnt, passt und welche Rollen und Verantwortlichkeiten sie gegenüber anderen Mitgliedern des Matter-Teams haben.
• Die Verantwortlichkeiten sind durch LACI- oder RACI-Diagramme klar abgegrenzt, damit die Teammitglieder wissen, wer ihre Fragen beantworten kann.

Ohne Anpassung kann das traditionelle Ausbildungsmodell in einem hybriden Arbeitsumfeld eindeutig Probleme haben. LPM kann bei der Entwicklung von Anwälten helfen, wo es an Lehrstellen mangelt. Dies kann durch regelmäßigere Teambesprechungen, die Kommunikation von Aufgaben und Erwartungen und die Dokumentation anstehender Arbeiten erfolgen. Ein disziplinierter Ansatz für LPM kann viele der Lücken füllen, die durch den derzeitigen Mangel an zufälligen Bürobegegnungen mit weniger Mitarbeitern im Büro entstehen. Doppelarbeit, isolierte Arbeitsanstrengungen und unnötige Brandschutzübungen nehmen ab, während Teamarbeit und vertrauensvolle Beziehungen zunehmen. Arbeit ist weniger frustrierend und an sich erfüllender.

Wir sehen dies als Schlüsselzeit für juristische Projektmanager und LPM. Mandanten fordern zunehmend, dass Kanzleien LPM für ihre Angelegenheiten verwenden, um für mehr Transparenz zu sorgen und die Rechtskosten in Schach zu halten. Anwaltskanzleien, die davon ausgehen, auf dem sich entwickelnden Markt erfolgreich zu sein, werden versuchen, LPM einzusetzen, um die Erwartungen ihrer Kunden zu übertreffen.

Das kommende Jahr

Im Juni 2021 leitete ich den Global LPM Summit. Es war die erste globale Konferenz zu diesem Thema mit über 75 Referenten aus einem Dutzend Ländern. Wie oben erwähnt, war es klar, dass viele britische Firmen nicht länger auf die Einmischung von Anwälten drängen mussten. LPM ist in ihren Organisationen weithin akzeptiert. Die diesjährige PLI-Konferenz bestätigte das anhaltende Wachstum der LPM-Funktionen bei Unternehmen und Kunden gleichermaßen.

Wie wir letztes Jahr geteilt haben:

1. Die Verwendung von LPM ist in vielen Organisationen auf der ganzen Welt weithin akzeptiert; Und
2. Viele Rechtsabteilungen erwarten, dass LPM-Ansätze für ihre Angelegenheiten verwendet werden.

In Anwaltskanzleien mit hoher Akzeptanz von LPM werden juristische Projektmanager als hoch geschätzte Fachleute angesehen. Sie helfen den Matter-Teams, effektiv zu arbeiten und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Viele Rechtsprojektmanager haben auch Kundenkontakt und helfen den Leitern von Rechtsangelegenheitsteams sicherzustellen, dass sie die Erwartungen der Kunden erfüllen und übertreffen. Darüber hinaus helfen sie bei der Bewältigung von Problemen, die von der Änderung der Besetzung einer Angelegenheit, der Einrichtung eines kundenorientierten Dashboards, der Steigerung von Effizienz und Rentabilität, der Einhaltung von Richtlinien für externe Berater, der Diskussion von Änderungen des Umfangs und der Auswirkungen auf das Budget und mehr reichen.

Der Erfolg von LPM-Ansätzen und juristischen Projektmanagern hat die Nachfrage nach diesen Rollen exponentiell gesteigert. Das liegt daran, dass juristische Organisationen die positiven Auswirkungen von juristischen Projektmanagern auf das Endergebnis erkennen. Für Rechtsabteilungen helfen sie dabei, die Rechtskosten zu senken, die Kommunikation zu verbessern und Schmerzpunkte zu minimieren. In Anwaltskanzleien helfen sie, die Rentabilität zu verbessern und die Kundenbeziehungen zu stärken. Es gibt viele Möglichkeiten für diejenigen, die daran interessiert sind, sich beruflich zu verändern oder ihre aktuelle Erfahrung als Geschäftsfachmann zu nutzen, um bei LPM zu expandieren. Das kürzlich im Dezember veröffentlichte Hildebrandt Citi Law Firm Advisory prognostizierte erhebliche Neueinstellungen in diesem Bereich.

Am Horizont

Wir freuen uns auch sehr auf den Global LPM Summit 2023. Dieses Jahr wird es in Verbindung mit einer neuen spannenden Konferenz mit dem Titel „Running Legal Like a Business“ angeboten. An den virtuellen LPM-Sitzungen im Oktober kann eine unbegrenzte Anzahl teilnehmen. Vom 15. bis 18. Oktober wird in Las Vegas eine Gruppe von Führungskräften von Anwaltskanzleien zusammen mit Hunderten von Rechtsberatern und Rechtsexperten teilnehmen, die nur auf Einladung teilnehmen können. Dort werden Führungskräfte der Anwaltskanzlei LPM, Innovation, Wert und andere Funktionen interagieren mit Legal Operations Heads, General Counsel und anderen, die Best Practices zum Thema „Rechtsführung wie ein Unternehmen“ austauschen möchten. Die LPM-Sitzungen, sowohl live als auch virtuell, werden weitere Erfolge auf diesem Weg teilen, um LPM zum Kernstück des Funktionierens jeder erfolgreichen Anwaltskanzlei und Rechtsabteilung zu machen.