Here’s how to embrace it
Stecken Sie manchmal in einem Teufelskreis fest, wenn Sie versuchen, einen neuen Ansatz für Meetings zu schaffen, die produktiv sind, aber in Räumen, die vor 40 oder 50 Jahren entworfen wurden? Es ist an der Zeit, ergebnisorientiertes Design in Betracht zu ziehen, sagt Eric Lockwood, Technology Director of Design, Tangram.
Erinnern Sie sich an die Tage vor der Pandemie? Als wir fast ausschließlich an persönlichen Treffen teilnahmen? Als von allen auf der Kalendereinladung erwartet wurde, dass sie sich zu einer bestimmten Zeit an einem Ort versammeln?
Wie die meisten amerikanischen Unternehmen wissen, sind diese Zeiten lange vorbei und werden wahrscheinlich nie wieder vollständig zurückkehren.
Es ist eine veränderte Welt, und unsere Vorstellungen von „gemeinsamen Räumen“ und „Begegnungen“ müssen sich entsprechend anpassen.
Der Wandel ist gekommen, um zu bleiben
In den ersten Wochen der Pandemie haben sich die meisten Menschen recht gut an die Umstellung auf digitale Tools angepasst. Wir waren sogar ziemlich aufgeregt, etwas von unserer Freizeit zurück zu haben, unseren täglichen Arbeitsweg zu vermeiden und eine Atempause davon zu bekommen, jeden Tag im Büro sein zu müssen.
Dann kam die Welle der Zoom-Happy-Hours, Online-Roundtables und virtuellen Events. Messen wurden nach Absage virtuell. Auch das traditionelle Treffen blieb nicht verschont.
Als nächstes kam der Punkt, biologisch und psychologisch ausgereizt zu sein. Mit „Zoom-Müdigkeit“ war es sehr schwierig, sich den ganzen Tag ohne die traditionellen sozialen Hinweise zu engagieren, die wir erhalten, wenn wir persönlich sind. Vorbei waren die üblichen Pausen zwischen Meetings, um zum Beispiel zu einem anderen Ort zu fahren. Sogar nur ein paar Minuten, um im Büro herumzulaufen und eine Tasse Kaffee zu trinken, reichten aus, um unsere Denkweise für die nächste Sitzung zurückzusetzen und anzupassen. Das traditionelle Pendeln bot auch eine Übergangszeit vom Privatleben zur Büromentalität, die nun verloren ging.
Aber als wir ausschließlich von zu Hause aus arbeiteten und die Leute annahmen, wir säßen an unseren Schreibtischen, endeten wir in drei, vier oder fünf Stunden aufeinanderfolgender Meetings, indem wir einfach den Zoom-Raum wechselten. Anstatt die Gänge zu wechseln, arbeiteten wir uns in jede Sekunde hinein, um es zu jedem Meeting zu schaffen.
Zu diesem Zeitpunkt begannen wir, eine Kurve abnehmender Renditen zu sehen. Dieser anfängliche Produktivitätsschub durch die zusätzlichen paar Stunden zu Hause und nicht im Auto ließ nach. Wir erreichten ein Plateau und begannen sogar, uns zurückzuziehen.
Jetzt, da das Arbeitsumfeld wieder geöffnet ist, sollten wir einen neuen, optimalen Ansatz für Meetings definieren, der das Beste aus beiden Welten verbindet.
Altes ablegen und Neues annehmen
Hier gibt es einen kleinen Silberstreif am Horizont. Wir brauchen seit langem einen Impuls, um Meetings neu zu definieren. In einer Welt vor dem Informationszeitalter war ein physisches Treffen erforderlich, um Informationen auszutauschen, da diese Informationen nicht digital übermittelt werden konnten. Außerdem verfügten wir nicht über die Ressourcen, um die Informationen in dem von uns benötigten Kontext zu verteilen.
Dafür wurde ein Besprechungsraum im alten Stil eingerichtet. Jeder hatte einen Stuhl. Alle haben gemeinsam einen Bericht gelesen und ihren Senf dazu gegeben. Wir haben weiterhin versucht, das alte Format mit Technologie und Möbeln anzupassen, um diesen Arbeitsablauf zu unterstützen. Aber dieser Workflow ist nicht mehr produktiv. Wir befinden uns in einem Teufelskreis bei dem Versuch, einen neuen Ansatz für Meetings zu schaffen, die produktiv sind, aber in Räumen, die vor 40 oder 50 Jahren entworfen wurden.
Was wir annehmen müssen, ist die Idee des ergebnisorientierten Designs. Was versuchen wir zu erreichen, wenn wir in den 45 Minuten, die wir dort sind, in einen Raum kommen? Sind wir wirklich nur da, um uns etwas vorzulesen? Wollen wir ein Meeting abhalten, das ein virtueller Anruf oder eine E-Mail hätte sein können?
Die grundlegende Frage lautet: Gibt es einen Grund, sich persönlich zu treffen? Könnten wir uns einfach virtuell treffen? Müssen wir uns überhaupt treffen? Können wir die Informationen einfach teilen? Die sorgfältige Behandlung dieser Art von Fragen kann dazu beitragen, eine Entscheidungshierarchie aufzubauen.
Warum und wie kann man sich treffen?
Es gibt drei Gründe für ein Meeting: um ein Team aufzubauen, um einen Konsens zu erzielen oder um eine Entscheidung zu treffen. Organisationen müssen untersuchen, wie sie Räume nutzen, um eines dieser Ziele zu erreichen.
Völlig virtuelle Sitzungen haben offensichtliche Nachteile. In einem digitalen Forum kann es schwierig sein, einen Konsens zu erzielen. Wenn Personen gleichzeitig sprechen, kann es einige Sekunden dauern, bis Sie verstehen, was eine andere Person zu sagen versucht. Da wir uns nicht vollständig anschauen, bekommen wir keine körperlichen Hinweise, wenn jemand etwas einwerfen oder etwas beitragen möchte. Ein digitaler Raum fördert möglicherweise nicht die Denkweise, dass jeder den gleichen Anteil am Austausch hat, dass es für sie in Ordnung ist, einen Platz zu finden und einzusteigen.
Als Biologiefreak denke ich, dass es eine chemische Reaktion gibt, die stattfindet, wenn sich Menschen in einem Raum befinden. Ist Teambuilding so effektiv für Menschen, die sich noch nie persönlich getroffen haben, sondern nur virtuell? Es gibt auch Gegenseitigkeit und Rechenschaftspflicht, wenn Sie jemanden kennengelernt haben. Du willst sie höchstwahrscheinlich nicht enttäuschen.
Die „neue“ Arbeitsumgebung wird wahrscheinlich einen Übergang von 40 oder 50 Stunden Arbeit pro Woche außerhalb des Büros zu einem Hybridmodell mit vielleicht 20 oder 30 Stunden im Büro mit sich bringen. Wir brauchen diese Räume immer noch für konzentriertes Arbeiten, insbesondere für Menschen, die möglicherweise keinen eigenen Arbeitsplatz zu Hause haben oder Mitbewohner oder andere Ablenkungen haben.
Arbeitsplätze sollten darauf basieren, die drei grundlegenden Ergebnisse als wesentliche Gründe für ihre Einrichtung anzugehen. Wir müssen Umgebungen und Prozesse schaffen, die, obwohl sie störend erscheinen mögen, diese Ziele mit einem Höchstmaß an Flexibilität unterstützen, denn, wie jemand scharfsinnig bemerkte: “Aha Momente sind selten geplant.”
Innovative Lösungen in einem Blended Workplace
Die Plattformen, die wir jetzt für die Ferninteraktion verwenden, sind alle sehr zeitbasiert. Wir kommen für ein oder zwei Stunden zu einem virtuellen Meeting zusammen, werden benachrichtigt, dass die Zeit abgelaufen ist, und schließen ab. Vielleicht folgen wir mit einer E-Mail mit einigen Aktionspunkten und vereinbaren dann ein weiteres Treffen. Wir fassen zusammen, was wir letztes Mal getan haben, und gehen die Ergebnisse durch. Oft ist fast die Hälfte jedes Meetings ein Neustart, wobei die nächste Hälfte einen bestimmten Punkt erreicht, bevor wir wieder aufhören müssen. Ein effektiveres Meeting-Management ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität
Das Auch die Wahl der Möbel spielt eine wichtige Rolle basierend auf den Zielen des Treffens. Um eine analytische Stimmung zu schaffen, verwenden Sie weiche Möbel, die es den Menschen ermöglichen, sich in eine sitzende, nachdenkliche Position zurückzulehnen. Für eine kreativere Stimmung sollten die Menschen mit Sitzen in Stehhöhe, hohen Tischen und ähnlichen Gegenständen sitzen und aktiv sein, da Bewegung das Gehirn aktiviert.
Zur selben Zeit, wir einige der traditionellen Hierarchien aufbrechen müssen, als hätte man einen Stuhl am Ende des Konferenztisches. Runde, sechseckige und trapezförmige Formen können den Menschen Entscheidungsfreiheit und Wahlmöglichkeiten geben.
Die Anpassung an den persönlichen Stil ist der Schlüssel. Es basiert auf einem Konzept namens Neurodiversität in Bezug darauf, wie Menschen am besten arbeiten und lernen, und um Räume zu schaffen, die unterschiedliche Modi unterstützen. Manche Leute sitzen gerne. Manche stehen gerne. Manche haben ihre Ausrüstung gerne auf dem Schoß. Manche bevorzugen einen Tisch.
Ein weiterer wichtiger Trend betrifft die Entstehung unterschiedlicher Erwartungen an die Technologie für Meetings. Wenn ein paar Leute vor ihrem Laptop sitzen, einen Meter vom Bildschirm entfernt, werden sie während eines Anrufs oder Meetings mit vollem Gesicht präsentiert. Aber die acht Leute, die wieder im Konferenzraum sitzen, der früher 16 Plätze bot, sind alle kleine Köpfe am Tisch. Es kann ein Ungleichgewicht in Bezug auf visuellen Zugang, wahrgenommene Rolle und Auswirkungen geben, das sich nachteilig auswirken kann. Kameras sind mit Voreinstellungen erhältlich, um verschiedene Ansichten des Raums oder Nahaufnahmen bestimmter Sitze auszulösen.
Darüber hinaus muss die Beleuchtung in diesen physischen Räumen besser genutzt werden, um eine Beleuchtung nach unten zu vermeiden, die die Gesichter der Menschen überschattet. Auch großformatige Displays in Besprechungsräumen werden jetzt wichtiger, zum Beispiel mit einem Bildschirm, um eine PowerPoint-Datei anzuzeigen, und einem, um entfernte Zoom-Teilnehmer anzuzeigen.
Diese Überlegungen werden noch komplexer, wenn zwei Personen in einem Büro auf dem Flur sitzen, zwei Personen zu Hause sind und ein Kunde aus der Ferne telefoniert.
An diesem neuen Arbeitsplatz gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten für Raumkonfiguration, Technologie und Meeting-Management. Früher waren sie ein nettes Extra, weil Remote 10 % unserer Aktivitäten ausmachte. Aber diese 10 % machen jetzt 50 % bis 75 % dessen aus, was wir jeden Tag tun.
Da sich der Arbeitsplatz ständig weiterentwickelt, werden diese „nice-to-haves“ zu wesentlichen Prioritäten.
Aufbau von Spontaneität und Einbeziehung in Meetings
Es gibt einen relativ neuen Ansatz namens Brainwriting (versus Brainstorming), der von der Stanford Design School verwendet wird. Dieser Ansatz kann persönlich oder virtuell umgesetzt werden.
Die Teilnehmer beginnen damit, ihre Gedanken aufzuschreiben und anonym Notizen im Raum zu verteilen. Es ist ein stiller Prozess, diese Ideen im Raum zu teilen, ohne sich mutig genug fühlen zu müssen, sich zu äußern. Dann wird eine Diskussion darüber begonnen, welche Ideen den Leuten aufgefallen sind und welche Art von Gedanken sie angeregt haben. Es ist im Grunde eine nicht bedrohliche, himmelblaue Herangehensweise an Kreativität. Die Themen und Ideen werden gruppiert, wobei einige zu Aktionselementen werden.
Für verschiedene Aufgaben können virtuelle Breakout-Räume erstellt werden, in denen die größere Gruppe am Ende der Stunde wieder zusammenkommt. Diese virtuellen Räume können gespeichert werden, damit das Brainstorming-Projekt digital lebt und die Leute es asynchron wieder besuchen können, wenn ihnen etwas einfällt, das sie hinzufügen könnten. Dann stehen diese Ressourcen beim nächsten Wiedertreffen der Gruppe zur Verfügung.
Die Stanford Design School hat auch einen Prozess, den sie “I like, I wish, I wonder” nennen. Es ist ein unverbindlicher Prozess, weil die Leute es nicht laut sagen müssen. Die Leute schreiben ihre Ideen auf Haftnotizen und sie kommen alle an die Tafel. Es soll positive Verbesserungsvorschläge generieren. Am Ende lassen Sie die Leute mit Aufklebern herumlaufen und bewerten sie nach potenzieller Wirkung, dann gruppieren Sie sie schließlich.
Die ersten sieben Minuten sind „I like“ gewidmet. Was gefällt Ihnen an der Arbeit hier? Was magst du an deinem Beruf? Was gefällt Ihnen an Ihrem Team? Was gefällt Ihnen an dem von uns gelieferten Produkt?
Und dann sind die nächsten sieben Minuten “Ich wünsche”. Was hätten wir gerne, was wir nicht haben? Was fehlt uns? Ich wünschte, wir hätten eine andere Crew. Ich wünschte, wir hätten ein anderes Programm. Ich wünschte, die Leute würden pünktlich zu den Kickoff-Meetings erscheinen.
Dann auf “Ich frage mich”. Ich frage mich, ob wir ein Büro in Seattle eröffnet haben? Ich frage mich, wenn wir nur ein Serviceteam hätten, das Anrufe tätigt, was würde das für unsere Einnahmequellen bedeuten? Am Ende gehen Sie durch und gruppieren sie erneut. Sie werden überrascht sein, welche Innovationen aus diesen Sitzungen hervorgehen.
Über den Autor
Eric Lockwood verfügt über mehr als 27 Jahre Erfahrung in den Bereichen Technologieberatung, Design und Integration für die gebaute Umwelt auf drei Kontinenten: Nordamerika, Europa und Asien. Als Director of Design für Tangram Technology konzentriert sich Lockwood auf Designinnovation und Anpassung, um neue technologische Herausforderungen zu bewältigen, von denen viele durch die Pandemie beschleunigt wurden.
Zu den aktuellen Kunden von Lockwood gehören die Writers Guild of America, die Chapman University und CoreLogic. Er hat einen Abschluss der University of Salford, Vereinigtes Königreich, in BEng Elektroakustik, ist CTS-D-zertifiziert und Mitglied des United States Green Building Council.
Foto / Shutterstock
Folgen Sie uns auf Telegram und auf Instagram @humanresourcesonline, um die neuesten HR- und Personal-News aus der Region zu erhalten!