How to Handle Time Management When They Don’t Work

Das Internet ist voll von „Zeitmanagement-Tipps“. Alles, von persönlichen Blogs bis hin zu von Experten begutachteten Artikeln, bietet Tipps, wie Sie Stress vermeiden und die Produktivität steigern können.

Kalender – Kalender

Obwohl einige dieser Techniken großartig klingen, sind andere nicht. Daher hängt der richtige Ansatz von der Art der beteiligten Personen, Vorlieben, Aufgaben und Teams ab.

Darüber hinaus kann der Prozess des Erlernens des Zeitmanagements für jeden Einzelnen komplex und unterschiedlich sein. Aber was ist, wenn Sie jede Zeitmanagementmethode unter der Sonne ausprobiert haben und sie nicht für Sie funktioniert hat? Nun, vielleicht möchten Sie diese acht Zeitmanagement-Alternativen ausprobieren.

1. Hören Sie auf zu versuchen, die Zeit tatsächlich zu verwalten.

„Auch wenn dies kontraproduktiv, wenn nicht sogar unkonventionell klingen mag – Sie können die Zeit selbst nicht wirklich verwalten“, sagt Produktivitäts- und Zeitmanagementexperte John Rampton, Mitbegründer und CEO von Calendar. „Daher ist es zwecklos, es überhaupt zu versuchen. Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, das anzusprechen, worüber Sie die Kontrolle haben. Das einzige, worüber du die Kontrolle hast, bist du selbst, also wie wirst du das Beste daraus machen?“

Also, anstatt sich auf das Zeitmanagement zu konzentrieren, arbeiten Sie stattdessen an diesen Punkten:

• Energie. „Anstatt sich durch Aufgaben zu quälen, machen Sie eine Pause, wenn Sie erschöpft sind“, schlägt John vor. Es kann sein, dass Sie dies hin und wieder tun müssen. Es wird jedoch alle Ihre Energiereserven aufzehren, wenn Sie es kontinuierlich tun.
• Prioritäten. Setzen Sie Ihre Prioritäten vor allem anderen in Ihren Kalender. Stellen Sie sicher, dass sie zuerst kommen. Schließlich lohnt es sich nicht, Zeit mit Aufgaben zu verschwenden, die Sie hätten delegieren, verschieben oder löschen können.
• Gehirn. „Neuroplastizität ist das Konzept, dass das Gehirn (sogar das Gehirn eines Erwachsenen) neue Wege bauen kann“, erklärt Ted Deshane vom Enterprisers Project. „Jedes Mal, wenn Sie Ihr Gehirn darauf trainieren, den Frosch zu essen, wird es beim nächsten Mal einfacher. Das liegt daran, dass Sie einen Weg bauen und Ihr Gehirn neu trainieren, um etwas zu tun, das herausfordernd ist.“
• Fokus. Der Autor von Hyperfokus: Wie man in einer Welt der Ablenkung produktiver ist, Chris Bailey glaubt, dass es viel wichtiger ist, seinen Fokus zu verwalten, als seine Zeit zu verwalten. „Sie können zu Besprechungen erscheinen, wann Sie sollen, und sind in der Lage, Ihren Kalender auf Kurs zu halten. Die meisten von uns sind gut darin, ihre Zeit einzuteilen“, schreibt er. „Was wir nicht gut können, ist unsere Aufmerksamkeit zu steuern.“ Monique Valcour, Coach für Führungskräfte, empfiehlt, sich jeden Tag Zeit zu nehmen, um über seine Leistung nachzudenken. Auf diese Weise können Sie erkennen, was funktioniert und was nicht, und wie Sie den nächsten Tag effizienter angehen können
• Emotionen. Die Auswirkungen negativer Emotionen können sowohl anstrengend als auch ablenkend sein. Planen Sie Zeit für Selbstpflege oder Spaß ein, da beides für Ihre Gesundheit unerlässlich ist.

2. Nicht alle dringenden Aufgaben müssen zuerst erledigt werden.

Es fühlt sich gut an, einfachere, dringendere Aufgaben zuerst zu erledigen, weil es Schwung aufbaut, bevor man sich auf das Wesentliche konzentriert. Sie verpassen jedoch möglicherweise strategische Planungs- und kreative Denkmöglichkeiten, wenn Sie dem erliegen, was Forscher den „reinen Dringlichkeitseffekt“ nennen.

Zeitmanagement erfordert, dass Sie Aufgaben kritisch filtern und ordnen, Prioritäten vermeiden, basierend auf dem, was am meisten Stress verursacht, und langfristige Ziele setzen.

„Wenn Sie Ihre A-Item-Prioritäten nicht geklärt haben oder wenn Sie versuchen, sich zu viel vorzunehmen, ist es schwer zu vermeiden, in das schwarze Loch gezogen zu werden“, schreibt Michael D. Watkins, Autor von Die ersten 90 Tage. Wenn Sie ein paar klare Ergebnisse im Hinterkopf behalten, bleiben Sie auf dem Laufenden. „Wenden Sie sich etwas Zeit, um sie zu klären und Zustimmung für sie zu erhalten. Schreib sie auf. Hängen Sie sie an die Wand. Schauen Sie sie sich jeden Tag an und fragen Sie sich: „Wie hilft das, was ich tue, dabei, diese voranzubringen?“

Um die stressbasierte Priorisierung zu minimieren, ist das Aufrunden von Zeitschätzungen einer der besten Zeitmanagement-Tipps. „Die Annahme, dass ein Projekt zwischen 10 % und 25 % länger dauert als erwartet, ist in der Regel ein guter Ausgangspunkt“, bemerkt Professor Art Markman von der University of Texas in Austin. „Es ist im Grunde nur ein Weg … um Platz für deine mentalen blinden Flecken in der Zeitmanagementabteilung zu schaffen.“

3. Schreiben Sie eine Stop-Doing-Liste.

Das Führen einer To-do-Liste hat psychologische (und produktivitätssteigernde) Vorteile und kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit besser zu verwalten. Es ist jedoch möglicherweise nicht für jeden das Richtige. Wenn Sie die Struktur einer To-Do-Liste erstickend oder wenig inspirierend finden oder wenn Sie sich nicht davon abhalten können, 20 Punkte zu schreiben, sollten Sie sie vielleicht aufgeben.

„Manche Aktivitäten profitieren davon, nicht auf Aufgaben reduziert zu werden“, sagt Kommunikationsexpertin Judith Humphrey. Schreiben Sie zum Beispiel „spazieren gehen“. Nun, „diese Aktivität würde sofort ihren Reiz verlieren. Wenn mir der Gedanke an einen Spaziergang im Kopf bleibt, kann ich mich darauf freuen – denn es ist ein Auswahlkeine Pflicht.“

Das Beste, was Sie jedoch tun können, ist, sich daran zu erinnern, keine Dinge mehr zu kaufen, die Ihnen keine Freude bereiten oder wenig zu Ihren langfristigen Zielen beitragen. Infolgedessen verbringen Sie weniger Zeit mit zeitraubenden, nicht lohnenden Aufgaben und haben mehr Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die langfristige Vorteile hat. Und Sie können dies erreichen, indem Sie eine Stop-Doing-Liste schreiben.

4. Entscheidungen durch Prinzipien ersetzen.

„Ständig vor Entscheidungen mit wichtigen Konsequenzen und unvollständigen Informationen zu stehen, kann zu dem führen, was Wissenschaftler als kognitive Überlastung bezeichnen, bei der die Anforderungen der mentalen Arbeit, die wir leisten müssen, unsere Fähigkeiten zur Bewältigung übersteigen“, erklärt Dane Jensen, CEO von Third Factor. „Kognitive Überlastung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Fehler machen, und trägt erheblich dazu bei, sich überfordert zu fühlen.“

Indem Sie Entscheidungen durch absolute Prinzipien ersetzen, können Sie die kognitive Belastung reduzieren, unter der Sie stehen, fügt er hinzu. Beispielsweise hat die Gewichtsabnahme-Wissenschaft herausgefunden, dass es viel effektiver ist zu sagen: „Ich werde nach 19:00 Uhr nichts essen“ als „Ich werde meine Snacks nach 19:00 Uhr einschränken.“ Aus der letztgenannten Entscheidung ergeben sich unendlich viele weitere Entscheidungen: „Kann ich diesen Becher Joghurt haben?“ Wie wäre es mit etwas Obst? Wenn Sie nach 19:00 Uhr kein Essen sagen, wird die Tür dauerhaft geschlossen. Plötzlich sind die Entscheidungen weg.

Mit den Worten von Tim Ferriss, einem erfolgreichen Autor und Podcaster, bedeutet dies, „die eine Entscheidung zu finden, die 100 Entscheidungen beseitigt“. Das hieß in seinem Fall, 2020 keine Neuerscheinungen mehr zu lesen. Mit diesem Pauschalprinzip konnte er sich von hunderten Buch-für-Buch-Entscheidungen befreien, nachdem er jahrelang von eifrigen Autoren und ihren Publizisten überschwemmt worden war.

„Steve Jobs hat bekanntermaßen beschlossen, jeden Tag das Gleiche zu tragen, um die Entscheidungsmüdigkeit zu beseitigen, jeden Morgen ein Outfit zu wählen“, sagt Jensen. Es war Jon Mackey, der Geschäftsführer der kanadischen Geschäfte von Heidrick & Struggles, der die Regel festlegte, dass Freitags keine Treffen stattfinden. „Nachdem er es versäumt hatte, durch individuelle Entscheidungen darüber, welche Meetings angenommen oder abgelehnt werden sollten, Zeit für intensive Arbeit zu wahren, schuf er einen Tag in der Woche, an dem er sich konzentrieren kann.“

5. Gehen Sie mit der Flowtime-Technik vor.

Sie können die Pomodoro-Technik verwenden, um Aufgaben zu erledigen, die Ihnen keinen Spaß machen oder die wenig Aufmerksamkeit erfordern. Es kann auch Ihr Wertgefühl steigern, Ihre Planung verbessern und Ihre Multitasking-Gewohnheit durchbrechen. Darüber hinaus kann es Ihnen helfen, mit Ablenkungen umzugehen, die Motivation aufrechtzuerhalten und Müdigkeit zu überwinden.

Es gibt ein Problem mit den Zeiten, weil sie viel zu kurz sind.

Um in unsere Deep Work Zone zu gelangen, wo unsere beste Arbeit stattfindet, benötigen wir durchschnittlich 23 Minuten. Sobald Sie in den Deep-Work-Modus wechseln, machen Sie mit der Pomodoro-Technik eine Pause. Außerdem darf sich Ihr Gehirn nicht von den Mikropausen der zugewiesenen Zeit erholen.

Außerdem finden manche die Pomodoro-Technik zu starr.

Vor diesem Hintergrund könnte die Flowtime-Technik für Sie eine effektivere Alternative sein.

Diese Technik „misst Ihre Produktivitätsgewohnheiten und Ihren Fokus mit einem zeitgesteuerten System“, erklärt Albert Costill in einem früheren Kalenderartikel. „Infolgedessen wird von Multitasking zugunsten von Einzelarbeit abgeraten, bei der Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren, bis sie abgeschlossen ist.“

„Diese Methode ist als Alternative zur Pomodoro-Methode populär geworden, die aus einer festen Menge an Arbeit gefolgt von Pausen besteht“, fügt er hinzu. „Obwohl viele die Pomodoro-Technik als sehr effektiv empfunden haben, können sich die Zeitintervalle einschränkend und stressig anfühlen.“

Die Flowtime-Technik eliminiert diese Zeitbeschränkungen. Daher wird Sie ein Timer nicht von Ihrem Fokus ablenken.

6. Anstatt Aufgaben abzuhaken, denken Sie an Ergebnisse.

Eine To-Do-Liste zu erstellen, bevor Sie Ihren Tag beginnen, ist ein bewährter Zeitmanagement-Trick. Obwohl einige das Führen einer To-Do-Liste beruhigend und nützlich finden, finden andere die Starrheit von Routinen möglicherweise überwältigend.

Eine To-Do-Liste hilft uns, den Überblick zu behalten und fühlt sich zufrieden, wenn wir Dinge abhaken. Es ist jedoch möglich, dass die Konzentration auf Leistungen und die Priorisierung der Produktivität unsere Kreativität einschränken könnten. To-Do-Listen sind oft effektiv, weil sie einen klaren Weg zu einem bestimmten Ergebnis vorgeben – zuerst A, dann B, dann C –, aber Untersuchungen der Wisconsin School of Business zeigen, dass es ihre Kreativität einschränken kann, Menschen klare Probleme mit klaren Lösungen zu geben.

Für mich sage ich: „Wen interessiert schon Kreativität, wenn ich nur schnell eine Liste fertigstellen möchte. Und wenn jemand seine wertvolle Zeit damit verbracht hat, eine Lösung zu finden, bin ich begeistert, sie nicht zu verschwenden mein wertvolle Zeit, um einen anderen Weg zu finden. Ich erfinde das Rad nicht – ich beeile mich einfach und erledige die Aufgabe!“

Anstatt sich auf Aufgaben zu konzentrieren, versuchen Sie, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, um einen flexibleren Ansatz für das Zeitmanagement zu erhalten. „Dieser Ansatz konzentriert Menschen und Teams auf ein konkretes Ergebnis, nicht auf den Prozess, der erforderlich ist, um es zu erreichen“, sagt Jennifer Robison, Senior Editor bei the Gallup Wirtschaftsjournal. „Die Mitarbeiter haben also ein hohes Maß an Autonomie, um ihre eigenen einzigartigen Talente einzusetzen, um Ziele auf ihre eigene Weise zu erreichen.“

Innovation und Engagement in einer Organisation können gesteigert werden, wenn Führungskräfte eine ergebnisorientierte Unternehmenskultur annehmen. Erwägen Sie eine Alternative zum individuellen Aufgabenmanagement, wenn die ausschließliche Fokussierung auf Ergebnisse für Sie und Ihr Team nicht machbar ist. Identifizieren Sie jeden Tag Prioritäten, bitten Sie Ihr Team, sich asynchron online einzuchecken, oder arbeiten Sie mit einem Projektmanager zusammen, um ein Aufgabenverwaltungssystem zu erstellen.

7. Seien Sie pessimistisch.

Die Zeitmanagementberaterin Laura Vanderkam sagt, dass „gutes Zeitmanagement bedeutet, einen belastbaren Zeitplan zu planen, nicht einen perfekten.“

Ihrer Erfahrung nach vergessen selbst diejenigen, die vorausschauend planen, oft, die Zeit für unvorhergesehene Umstände anzugeben. Wenn alles nach Plan läuft, sind sie erfolgreich im Zeitmanagement. Die Kehrseite ist, dass sie möglicherweise Hobbys, Selbstverwirklichung oder Zeit mit der Familie aufgeben müssen, wenn etwas Unerwartetes passiert.

Als Backup-Ansatz schlägt Laura einen eher „pessimistischen“ Ansatz vor.

In dieser Situation planen Sie nicht, den Zeitplan Minute für Minute einzuhalten. Vielmehr räumen Sie in der Woche zusätzliche Zeit für Arbeitsaufgaben ein. Obwohl es bei einem vollen Terminkalender eine Herausforderung sein kann, ermöglicht es Ihnen, den Überblick zu behalten.

8. Üben Sie Anti-Zeit-Management.

Richie Norton, Autor von Anti-Zeit-Management: Holen Sie sich Ihre Zeit zurück und revolutionieren Sie Ihre Ergebnisse mit der Kraft des Zeittippserklärt, wie traditionelle Zeitmanagement-Tools jeden einzelnen Schweiß-, Blut- und Tränentropfen von Mitarbeitern messen.

„[They were] nie auf Freiheit ausgelegt“, sagt er. „Die Frage ist: ‚Wer verwaltet meine Zeit im Rahmen des Zeitmanagements?’ Traditionell geht es um Kontrolle. Ihr Arbeitgeber kontrolliert Ihre Zeit. Sie erstellen Ihren Zeitplan. Sie sagen Ihnen, was, wann und wo zu tun ist. Und wenn Sie verrückt werden wollen, bestimmen sie, dass Sie nur zwei Wochen im Jahr Urlaub haben und wann Sie in Rente gehen können.

Anstatt das Gegenteil von Zeitmanagement oder das Gegenteil von Zeitmanagement zu sein, schlägt Norton vor, „Anti-Zeitmanagement“ anzunehmen. „Sie kontrollieren Ihre Zeit“, behauptet Norton. „Du entscheidest, was du wann und wo machen möchtest. Sie entscheiden, ob Sie Platz schaffen wollen oder nicht.“

Wenn Sie Anti-Zeit-Management praktizieren möchten, beginnen Sie damit, das zu identifizieren, was Norton „endgültige Ursachen“ nennt. „Das ist ein Begriff von Aristoteles“, sagt Norton. „Die Idee ist [that] Eine Eichel wird zu einer Eiche. Aber im wirklichen Leben pflanzen viele von uns Samen und denken, dass sie eine Eiche sein werden, wenn sie es nie werden. Warum nicht gleich eine Eiche pflanzen?“

Eine „letzte Ursache“ ist der Grund, warum etwas getan wird. Es ist nicht das Ziel selbst, sondern der Erfolg, der folgt. „Sobald Sie die endgültige Ursache erkannt haben, können Sie den Entscheidungsbaum dahingehend ändern, wer Sie sein und was Sie wirklich tun möchten, und ausgehend vom Traum aufbauen, anstatt endlos darauf hinzuarbeiten“, sagt Norton.

Bildnachweis: Eugene Shelestov; Pixel; Vielen Dank!

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